Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy pyta o szkolenie wstępne nowego pracownika, a właściciel firmy odpowiada: “było, przeprowadził je brygadzista w pierwszym dniu”. Pierwsze żądanie inspektora brzmi wtedy: “Proszę pokazać kartę szkolenia wstępnego”. Bez niej nie ma dowodu, że instruktaż się odbył - a dopuszczenie pracownika do pracy bez wymaganego przeszkolenia to wykroczenie zagrożone grzywną od 2 000 zł do 60 000 zł (art. 283 § 1 Kodeksu pracy), czyli dwukrotnie wyższą niż przed lipcem 2026 r.

Do czego służy karta szkolenia wstępnego

Obowiązek przeszkolenia pracownika przed dopuszczeniem go do pracy wynika wprost z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy, a sposób jego udokumentowania określa rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z § 12 ust. 1 tego rozporządzenia odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego pracownik oraz kierownik komórki organizacyjnej potwierdzają w postaci papierowej lub - od 12 grudnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640) - także elektronicznej. W wariancie papierowym potwierdzenie następuje na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, przechowywanej w aktach osobowych. W wariancie elektronicznym pracodawca sporządza adnotację w karcie w miejscu przeznaczonym na podpis i dołącza do niej elektroniczny dokument albo jego odwzorowanie, zawierające potwierdzenie odbytego szkolenia. W praktyce karta trafia do części B akt osobowych - tam, gdzie lądują także odpisy zaświadczeń o ukończeniu szkoleń okresowych.

Karta pełni trzy role naraz. Dla inspekcji pracy jest dowodem wykonania obowiązku przeszkolenia. Dla pracodawcy stanowi zabezpieczenie w postępowaniu powypadkowym, bo protokół ustala m.in., czy pracownik znał zasady bezpieczeństwa obowiązujące na jego stanowisku. Dla samego pracownika jest natomiast potwierdzeniem, że przeszedł instruktaż i wie, z czym wiąże się jego praca.

Jak wygląda wzór karty - sekcja po sekcji

Wzór karty określa załącznik nr 2 do rozporządzenia, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem z 29 maja 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 1099). Formularz jest krótki, ale każda sekcja ma swoje zadanie:

Sekcja wzoru	Co się w niej znajduje
Nagłówek	oznaczenie pracodawcy
1	imię i nazwisko osoby odbywającej szkolenie
2	nazwa komórki organizacyjnej
3	instruktaż ogólny: data przeprowadzenia, imię i nazwisko prowadzącego, podpis osoby przeszkolonej
4	instruktaż stanowiskowy: stanowisko pracy, dni przeprowadzenia, prowadzący, wynik sprawdzianu i dopuszczenie do pracy, podpis przeszkolonego oraz data i podpis kierownika komórki organizacyjnej

Sekcja czwarta występuje w dwóch odmianach: podstawowej oraz uzupełniającej, wypełnianej w przypadkach z § 11 ust. 1 pkt 2 i ust. 2-3 rozporządzenia, czyli przy przeniesieniu pracownika na stanowisko robotnicze lub narażone na czynniki szkodliwe, przy pracy na kilku stanowiskach oraz przy zmianie warunków techniczno-organizacyjnych. Podpis pracownika nie jest przy tym ozdobnikiem - według wzoru stanowi potwierdzenie odbycia instruktażu i zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa dotyczącymi wykonywanych prac.

Jak wypełnić kartę krok po kroku

Kartę wypełnia się “przy okazji” instruktaży, ale dobrze przygotowany pracodawca ma gotowy formularz, zanim nowa osoba przekroczy próg zakładu. Kolejność wygląda tak:

Przygotuj formularz przed pierwszym dniem pracy - użyj wzoru z załącznika nr 2 do rozporządzenia i uzupełnij oznaczenie pracodawcy, dane pracownika oraz nazwę komórki organizacyjnej.
Odnotuj instruktaż ogólny - prowadzi go pracownik służby BHP, osoba wykonująca zadania tej służby, pracodawca albo wyznaczony pracownik z aktualnym zaświadczeniem o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP (§ 10 ust. 2), a wpis zawiera datę, dane prowadzącego i potwierdzenie pracownika.
Przeprowadź instruktaż stanowiskowy - robi to wyznaczona osoba kierująca pracownikami albo pracodawca, jeśli mają kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i przeszkolenie w metodach prowadzenia instruktażu (§ 11 ust. 5); do karty trafiają stanowisko, dni przeprowadzenia i dane prowadzącego.
Zamknij szkolenie sprawdzianem i dopuszczeniem - instruktaż stanowiskowy kończy się sprawdzianem wiedzy i umiejętności (§ 11 ust. 6), a pozytywny wynik odnotowujesz w karcie razem z podpisem pracownika, datą i podpisem kierownika komórki organizacyjnej.
Odłóż kartę do części B akt osobowych - i pamiętaj, że każdy kolejny instruktaż stanowiskowy, wymagany przy przeniesieniu, zmianie warunków lub pracy na kilku stanowiskach, dokumentujesz w sekcji 4 tej samej karty.

Jeśli któraś sekcja pozostaje pusta, warto pytać nie “czy się kiedyś wypełni”, lecz “co to udowadnia”. Brak daty przy instruktażu ogólnym podważa kolejność “najpierw szkolenie, potem praca”, a brak podpisu kierownika komórki pozostawia dopuszczenie do pracy bez formalnego zamknięcia.

Najczęstsze błędy przy kartach

Najczęściej spotykanym błędem jest wypełnianie kart z opóźnieniem, zbiorczo na koniec tygodnia lub miesiąca. Data instruktażu późniejsza niż dzień dopuszczenia do pracy obala całą konstrukcję obowiązku z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy, bo przepis zakłada przeszkolenie przed rozpoczęciem pracy. W razie wypadku taka karta działa przeciwko pracodawcy zamiast go chronić.

Drugim błędem jest traktowanie karty jako dokumentu jednorazowego. Po przeniesieniu pracownika na inne stanowisko lub po wprowadzeniu nowej maszyny nikt nie wraca do sekcji 4, choć § 11 rozporządzenia wymaga wtedy kolejnego instruktażu stanowiskowego - i nowego śladu w karcie.

Trzecim błędem jest mylenie dokumentów. Karta szkolenia wstępnego potwierdza instruktaże przed podjęciem pracy, natomiast ukończenie szkolenia okresowego dokumentuje zaświadczenie według wzoru z załącznika nr 3 do rozporządzenia, wydawane po egzaminie przed komisją. Warto też sięgnąć po aktualny wzór: obowiązuje ten z rozporządzenia zmieniającego z 2019 r., który wszedł w życie 28 czerwca 2019 r., więc starsze formularze “z internetu” odpadają.

Kluczowe wnioski

Karta szkolenia wstępnego to dowód odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego - bez niej przeszkolenie “nie istnieje”, choćby faktycznie się odbyło.
Wzór ma cztery sekcje, a sekcja 4 dokumentuje sprawdzian oraz formalne dopuszczenie do pracy, potwierdzone podpisami pracownika i kierownika komórki.
Kartę przechowuje się w części B akt osobowych i uzupełnia przy każdym ponownym instruktażu stanowiskowym.

FAQ - najczęstsze pytania o kartę szkolenia wstępnego BHP

Czy karta szkolenia wstępnego musi być papierowa? Nie od 12 grudnia 2025 r. Rozporządzenie (w brzmieniu nadanym nowelizacją z Dz.U. z 2025 r. poz. 1640) dopuszcza potwierdzenie odbycia obu instruktaży w postaci papierowej albo elektronicznej (§ 12 ust. 1). W wariancie papierowym nadal obowiązuje karta z odręcznymi podpisami w części B akt osobowych; w wariancie elektronicznym pracodawca umieszcza w karcie adnotację w miejscu podpisu i dołącza elektroniczny dokument potwierdzający albo jego odwzorowanie.

Kto wypełnia kartę szkolenia wstępnego? Dane pracownika i komórki organizacyjnej uzupełnia pracodawca. Datę i podpis przy instruktażu ogólnym stawia osoba prowadząca instruktaż, podobnie przy instruktażu stanowiskowym. Pracownik potwierdza podpisem odbycie instruktaży, a kierownik komórki organizacyjnej datą i podpisem formalizuje dopuszczenie do pracy.

Czy przy przeniesieniu na inne stanowisko zakłada się nową kartę? Nie. Nowa karta powstaje przy nowym zatrudnieniu. Przeniesienie na stanowisko robotnicze lub narażone, praca na kilku stanowiskach i istotna zmiana warunków techniczno-organizacyjnych wymagają kolejnego instruktażu stanowiskowego, dokumentowanego w sekcji 4 tej samej karty (§ 11 ust. 1 pkt 2 i ust. 2-3 rozporządzenia).

Czy karta zastępuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP? Nie. Karta dotyczy szkolenia wstępnego. Szkolenie okresowe kończy się egzaminem przed komisją powołaną przez organizatora, a jego ukończenie potwierdza zaświadczenie według wzoru z załącznika nr 3 do rozporządzenia, które również trafia do części B akt osobowych.

Co grozi za brak karty albo brak podpisów? Brak udokumentowania instruktaży oznacza, że firma nie wykaże wykonania obowiązku z art. 237³ § 2 Kodeksu pracy - to naruszenie przepisów BHP zagrożone grzywną od 2 000 zł do 60 000 zł (art. 283 § 1 Kodeksu pracy). Po wypadku karta jest jednym z pierwszych dokumentów badanych w postępowaniu powypadkowym.

Porządkując dokumentację, zacznij od sprawdzenia, czy każdy pracownik ma kartę z kompletem podpisów i dat. Nie wiesz, kiedy w Twojej firmie upływają terminy kolejnych szkoleń? Kalkulator terminów szkoleń BHP wyliczy je dla każdej grupy stanowisk, a pełny obraz szkolenia wstępnego - treść obu instruktaży i wymagania wobec prowadzących - znajdziesz w artykule Szkolenie wstępne BHP - co obejmuje, ile trwa i kto je przeprowadza. W razie pytań o dokumentację szkoleń w Twojej firmie skontaktuj się z nami.

Źródła

Stan prawny: wrzesień 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnych sprawach skonsultuj się z prawnikiem lub specjalistą ds. BHP.

Karta szkolenia wstępnego BHP - wzór 2026, wypełnianie i przechowywanie

Do czego służy karta szkolenia wstępnego

Jak wygląda wzór karty - sekcja po sekcji

Jak wypełnić kartę krok po kroku

Najczęstsze błędy przy kartach

Kluczowe wnioski

FAQ - najczęstsze pytania o kartę szkolenia wstępnego BHP

Źródła

Powiązane artykuły

Kontrola PIP w firmie - co sprawdza inspektor pracy i jak się przygotować

Obowiązki pracodawcy i pracownika w zakresie BHP - co mówi Kodeks pracy

Wypadek przy pracy - definicja, rodzaje i procedura powypadkowa krok po kroku